Mit einem IT-Dienstleister arbeiten

Woran Sie erkennen, dass Ihre Organisation betreut wird

Sobald ein IT-Dienstleister Ihre Organisation betreut, zeigt das Admin-Panel zwei zusätzliche Reiter: „IT-Dienstleister“ und „Kommunikation“. Unter „Betreut durch“ stehen der Name des Dienstleisters, seine Partnernummer und das Datum, seit dem er Ihre Organisation betreut. Die Reiter sehen nur Administratoren.

Freigaben festlegen

Was Ihr IT-Dienstleister mit Ihren Nutzern tun darf, entscheiden Sie. Ohne Freigabe sieht er nur die Übersicht der Organisation, Lizenz, Sperren, Richtlinie, Erscheinungsbild und Sicherheitszähler.

1. Reiter „IT-Dienstleister“ öffnen

   Öffnen Sie im Admin-Panel den Reiter „IT-Dienstleister“. Der Bereich „Freigaben für den IT-Dienstleister“ zeigt drei Schalter.

2. Freigabe lesen

   Zu jeder Freigabe steht unter „Darf“, was Ihr IT-Dienstleister damit tun kann, und unter „Nie“, was er auch damit nie kann. Lesen Sie beides, bevor Sie eine Freigabe erteilen.

3. Schalter umlegen

   Die Änderung gilt sofort und steht im Audit-Log. Unter den Schaltern sehen Sie, wann und von wem die Freigaben zuletzt geändert wurden.

• Nutzer verwalten. Darf: Nutzer auflisten, Mitarbeiter und Betrachter einladen, Einladungen zurückziehen, Nutzer sperren und entsperren, Sitzungen beenden und die Rolle zwischen Mitarbeiter und Betrachter ändern. Nie: eine Aktion an Administratoren; niemanden zum Administrator machen.
• Protokoll lesen. Darf: das Protokoll Ihrer Organisation lesen, ohne die Einzelheiten der Einträge. Nie: Namen von Einträgen oder Ordnern sehen.
• Zwei-Faktor zurücksetzen. Darf: die Zwei-Faktor-Methoden eines Nutzers entfernen, der kein Administrator ist, zum Beispiel nach dem Verlust des Telefons. Nie: ein Master-Passwort zurücksetzen. Ohne Master-Passwort kommt niemand in einen Tresor.

Support-Zugang genehmigen

Für einen Supportfall kann Ihr IT-Dienstleister zusätzliche Rechte für eine begrenzte Zeit anfragen, höchstens 72 Stunden. Administratoren sehen die Anfrage als Hinweis im Tresor und im Reiter „IT-Dienstleister“ unter „Support-Zugang“, mit Dauer, Rechten und Anlass.

1. Anfrage prüfen

   Passen Anlass, Rechte und Dauer zu dem, was Sie mit Ihrem IT-Dienstleister besprochen haben? Fragen Sie im Zweifel bei ihm nach, bevor Sie zustimmen.

2. Genehmigen oder ablehnen

   Mit „Genehmigen“ gelten die angefragten Rechte zusätzlich zu Ihren Freigaben. Mit „Ablehnen“ ändert sich nichts.

3. Zugang beenden

   Ein genehmigter Zugang endet von selbst; die Restzeit steht im Reiter. Mit „Zugang beenden“ beenden Sie ihn jederzeit früher. Die zusätzlichen Rechte enden dann sofort.

Unter „Verlauf“ finden Sie frühere Anfragen mit ihrem Ergebnis.

Was Ihr IT-Dienstleister nie kann

Diese Grenzen gelten unabhängig von Freigaben und Support-Zugang:

• Einträge, Passwörter oder Namen von Einträgen und Ordnern lesen. Er hat keinen Zugriff auf Tresorinhalte.
• Ein Master-Passwort kennen oder zurücksetzen.
• Administratoren sperren, ändern, zurücksetzen oder anlegen.
• Jemanden zum Administrator machen.
• Unbemerkt handeln: Jede Änderung steht in Ihrem Protokoll.

Sperren durch Ihren IT-Dienstleister

Ohne eine Freigabe von Ihnen darf Ihr IT-Dienstleister die Organisation auf „nur lesen“ stellen, die Anmeldung für die ganze Organisation sperren und die Löschung der Organisation planen, zum Beispiel wenn ein Vertrag endet. Einzelne Konten sperrt er nur mit der Freigabe „Nutzer verwalten“; Administratoren sperrt er nie.

Eine solche Sperre und eine geplante Löschung hebt nur Ihr IT-Dienstleister wieder auf. Den Grund und das Datum sehen Sie im Reiter „Kommunikation“. Gesperrte Konten sind im Reiter „Benutzer“ mit „Gesperrt (IT-Dienstleister)“ gekennzeichnet. Was die einzelnen Meldungen für Ihre Nutzer bedeuten, erklärt die Seite Gesperrt durch den IT-Dienstleister.

Aufbewahrung des Audit-Logs

Ihr IT-Dienstleister kann einige Vorgaben für Ihre Organisation setzen, zum Beispiel wie lange das Audit-Log aufbewahrt wird. Die Aufbewahrung kann er nur verlängern, nie verkürzen. So bleiben auch seine eigenen Aktionen nachvollziehbar. Verkürzen können nur Sie als Administrator: im Admin-Panel, Reiter „System“, Karte „Protokoll-Aufbewahrung“.

Mitteilungen Ihres IT-Dienstleisters

Der Reiter „Kommunikation“ sammelt Hinweise, Support-Anfragen, Sperren und eine geplante Löschung, die Ihr IT-Dienstleister für Ihre Organisation veranlasst hat. Neue Mitteilungen sind markiert; mit „Als gelesen markieren“ oder „Alle als gelesen markieren“ halten Sie die Liste übersichtlich. Über eine Support-Anfrage entscheiden Sie im Reiter „IT-Dienstleister“.

Hinweise, etwa zu einer Wartung, sehen alle Nutzer zusätzlich oben im Tresor. Mit „Ausblenden“ blenden Sie einen Hinweis für die laufende Sitzung aus.

Aktionen nachvollziehen

Jede Änderung Ihres IT-Dienstleisters steht im Audit-Log Ihrer Organisation, gekennzeichnet mit „IT-Dienstleister:“ und seinem Namen. Den Namen der handelnden Person in Klammern übermittelt Ihr IT-Dienstleister selbst. Die jüngsten Aktionen zeigt auch der Reiter „IT-Dienstleister“ unter „Letzte Aktionen des IT-Dienstleisters“.

Abrechnung

In der Cloud-Version bekommen betreute Organisationen Tarif, Lizenz und Rechnungen von ihrem IT-Dienstleister, nicht über den Bereich „Plan & Rechnungen“. Eine Produktlizenz Ihres IT-Dienstleisters tragen Sie unter „Einstellungen“ ein.

Wie ein IT-Dienstleister zu Ihrer Organisation kommt

• Er hat Ihre Organisation angelegt und Sie eingeladen. Einladung annehmen →
• Ein Administrator hat im Admin-Panel einen Verwaltungsschlüssel für ihn erzeugt. Verwaltungsschlüssel →
• Sie haben sich über seinen Link registriert und seiner Anfrage zugestimmt (Cloud). Anfrage eines IT-Dienstleisters →

Möchten Sie die Betreuung ganz beenden, sprechen Sie Ihren IT-Dienstleister an oder schreiben Sie unserem Support. Bis dahin können Sie alle Freigaben sofort zurücknehmen.